Les associations

La vie associative de notre ville est riche de plus d’une centaine d’associations œuvrant dans des domaines d’activités différents mais essentiels au dynamisme de la vie locale. La ville soutient les associations en mettant gratuitement à leur disposition, entre autre, du matériel et des salles pour leur activité.


Avec la création, en Novembre 2014, du service « Associations et logistique des manifestations », le territoire propose un service supplémentaire aux associations, à savoir : un lieu d’accueil unique dit « Guichet unique »

Avec le Guichet unique, la Ville de Rabastens s’engage à simplifier la vie des associations dans leurs démarches et à se rapprocher d’elles. 

Ce guichet unique offre la possibilité aux responsables associatifs, de converser avec un seul interlocuteur, qui ce dernier est chargé de conseiller et de répondre aux besoins du tissu associatif. 


Demande de réservation de salles 

Le suivi de la planification des salles est effectué par le service « Associations et logistique des animations » de la Ville de Rabastens
3, quai des Escoussières – 81800 RABASTENS. Téléphone : 05.63.81.17.27 (Sandra CAILHOL) ou 05.63.81.17.21 (Cyrille LAMY)
Email : sportsanimsrabastinois@outlook.fr

Toute utilisation de salles municipales doit faire l’objet d’une demande auprès de ce service  situé à la Mairie de Rabastens.

4 étapes constituent la procédure de réservation de salles :

1/ PRE RÉSERVATION : 
Dans un premier temps, veuillez vous rapprocher d’un agent du service « Associations et logistique des animations » (Sandra CAILHOL ou Cyrille LAMY) pour connaître les disponibilités des salles.

La procédure de pré-réservation constitue une étape préalable importante permettant d’enregistrer une demande de réservation, plusieurs mois à l’avance sans engager définitivement le demandeur. De ce fait, le « service Associations et logistique des animations » pose une option et en informe le demandeur.


2/ RÉSERVATION : 
Les demandes de réservation de salles doivent être formulées par écrit au moins 1 mois avant  la date souhaitée à l’aide du formulaire spécifique téléchargeable notamment ci-dessous et adressées au service « Associations et logistique des animations » soit par courrier soit par mail.

Le demandeur peut se procurer ce formulaire de différentes manières, soit : 
• en demandant l’envoi assuré par le service
• en le retirant directement au service
• en le téléchargeant sur le site internet de la ville de Rabastens

Le formulaire doit être accompagné, pour la première demande,  des statuts de l’association et du contrat d’assurance indiquant les garanties pour la manifestation. Toute demande ne sera prise en compte qu’à réception du formulaire de réservation de salle dûment complété par le demandeur.


3/ INSTRUCTION DE LA  DEMANDE :
L’élu en charge du service « Associations et logistique des animations » instruit les demandes : il étudie les possibilités avec le service gestionnaire (disponibilité de la salle, proposition d’organisation de la manifestation par le demandeur, intervention auprès des différents services municipaux concernés pour le bon déroulement de la manifestation,….).


4/ FINALISATION DE LA DEMANDE :
Dans le cas où le demandeur reçoit un accord favorable : le service « Associations et logistique des animations » confirmera la réservation au demandeur  soit par mail soit par téléphone et dans le cas de l’organisation d’une manifestation, le service invitera l’utilisateur à prendre attache avec ce dernier afin de régler les détails de l’événement. (signature de la convention, dépôt d’un chèque de caution,...)

Dans le cas où le demandeur reçoit un accord défavorable,  le service « Associations et logistique des animations » en informera le demandeur soit par mail soit par téléphone en précisant les raisons de ce refus.


Formulaire à télécharger :    Réserver une salle     



Demande de prêt de matériel

Pour demander le prêt de matériel, la même procédure s’applique que pour les demandes de réservation de salles ou d’occupation du domaine public sauf le formulaire qui diffère. Le matériel sera attribué en fonction des disponibilités sous forme de mise à disposition gratuite mais engendrant un remboursement du demandeur en cas de perte ou de dégradation dont le fonctionnement a été fixé par délibération du conseil municipal en date du 19 octobre 2016. 

IMPORTANT : Toutes les demandes doivent être effectuées avec les imprimés disponibles au service « Associations et logistiques de animations » ou en les demandant par mail à : sportsanimsrabastinois@outlook.fr ou téléchargeables sur le site internet de la ville de Rabastens.


Formulaire à télécharger :    Demande de prêt de matériel


Les associations rabastinoises qui, à l’occasion d’une manifestation, souhaitent ouvrir un débit de boissons temporaire peuvent imprimer le formulaire correspondant à leur demande et le retourner dûment rempli soit : 

 - Par courrier : 
Service « Associations et logistique des manifestations »
Mairie de Rabastens
3, quai des Escoussières
81800 RABASTENS

- Par mail : sportsanimsrabastinois@outlook.fr
- Par fax : 05.63.81.17.81

Formulaire à télécharger (2 pages) :   Autorisation d’ouverture temporaire d’un débit de boissons


Lorsque vous organisez une manifestation et que vous avez besoin de bloquer des emplacements de parking sur le domaine public, vous devez faire une déclaration à la Mairie afin qu’elle vous délivre une autorisation d’occupation du domaine public. 

Pour ce faire, il vous suffit de télécharger le formulaire ci-dessous et de le déposer au moins 3 semaines avant la manifestation au service « Associations et logistique des manifestations » à la Mairie de Rabastens ou de le transmettre par mail à : sportsanimsrabastinois@outlook.fr


Demande d’autorisation d’occupation du domaine public


Demande

Le subventionnement des associations est un des moyens de soutien de la vie associative, elle-même composante essentielle de la vie collective. Les deniers de la commune doivent servir prioritairement à financer des actions d'intérêt communal, et ils doivent être gérés avec rigueur. Leur répartition doit se faire en toute transparence et avec équité.

Comment obtenir une subvention ?

Vous êtes responsable d’une association rabastinoise? La Ville de Rabastens soutient activement le dynamisme associatif local.
Tous les ans, des subventions peuvent être accordées à des associations œuvrant dans le domaine du social, du sport, de l’éducation, de la culture, l’animation ou la jeunesse. Les actions de ces associations doivent présenter un intérêt local pour la Ville de Rabastens et s’inscrire dans les priorités retenues par le Conseil Municipal. 

Pour 2018, la collectivité accompagne prioritairement les associations qui jouent un rôle essentiel de lien social à Rabastens et dont les objectifs et le programme participent de la politique du « Bien Vivre Ensemble » dont les axes prioritaires sont :
• répondre aux besoins des habitants à tous les âges de la vie et lutter contre l'exclusion ;
• animer la ville et ses quartiers en facilitant l'accès à la culture, au sport, à la participation citoyenne et à la vie associative ;
• promouvoir le territoire, le cadre et la qualité de vie dans le Rabastinois ;
• promouvoir le patrimoine urbain et rural ;
• valoriser des notions telles que la tolérance, l’ouverture aux autres, la solidarité,...
• redécouvrir, revaloriser la ville et contribuer à son rayonnement.

Il appartient à l’association, et à elle seule, de faire une demande de subvention. Après examen du dossier en « Commission Vie Quotidienne », la collectivité peut ou non accorder la subvention : il n’y a aucun droit acquis à la subvention. 
Toute attribution de subvention doit faire l’objet d’une délibération du Conseil Municipal.

Quels sont les types de subventions ? On distingue deux types de subventions :
• Les « subventions de fonctionnement » : ce sont des aides accordées pour aider l’association à réaliser son activité dans l’intérêt poursuivi par la Ville. 

• Les « subventions exceptionnelles » : ce sont des aides affectées à un projet spécifique mené par l’association. 

Faire une demande de subvention :
Pour effectuer une demande de subvention, il vous suffit de télécharger le dossier ci-dessous.

Les formulaires peuvent être enregistrés sur un ordinateur ou tout autre support (clé USB, etc.…) pour les remplir à votre convenance, les conserver, les transmettre, etc. puis les imprimer si nécessaire.


Le dossier complet doit être déposé avant le 31 mars de chaque année au service « Associations et logistique des manifestations » à la Mairie de Rabastens ou transmis par mail à :  sportsanimsrabastinois@outlook.fr


Déposer un dossier de demande de subventions (cerfa)     Notice d'accompagnement