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LES ASSOCIATIONS
La vie associative de notre ville est riche de plus d’une centaine d’associations œuvrant dans des domaines d’activités différents mais essentiels au dynamisme de la vie locale. La ville soutient les associations en mettant gratuitement à leur disposition, entre autre, du matériel et des salles pour leur activité.
Avec la création, en Novembre 2014, du service « Associations et logistique des manifestations », le territoire propose un service supplémentaire aux associations, à savoir : un lieu d’accueil unique dit « Guichet unique ».
Avec le Guichet unique, la Ville de Rabastens s’engage à simplifier la vie des associations dans leurs démarches et à se rapprocher d’elles.
Ce guichet unique offre la possibilité aux responsables associatifs, de converser avec un seul interlocuteur, qui ce dernier est chargé de conseiller et de répondre aux besoins du tissu associatif.
Demande de réservation de salles
Le suivi de la planification des salles est effectué par le service « Associations et logistique des animations » de la Ville de Rabastens - 3, quai des Escoussières – 81800 RABASTENS. Téléphone : 05.63.81.17.28 - Email : festivites.mairie@rabastens.fr
Toute utilisation de salles municipales doit faire l’objet d’une demande auprès de ce service situé à la Mairie de Rabastens.
4 étapes constituent la procédure de réservation de salles :
1/ PRE RÉSERVATION :
Dans un premier temps, veuillez vous rapprocher d’un agent du service « Associations et logistique des animations » pour connaître les disponibilités des salles.
La procédure de pré-réservation constitue une étape préalable importante permettant d’enregistrer une demande de réservation, plusieurs mois à l’avance sans engager définitivement le demandeur. De ce fait, le « service Associations et logistique des animations » pose une option et en informe le demandeur.
2/ RÉSERVATION :
Les demandes de réservation de salles doivent être formulées par écrit au moins 21 jours avant la date souhaitée à l’aide du formulaire spécifique téléchargeable notamment ci-dessous et adressées au service « Associations et logistique des animations » soit par courrier soit par mail.
Le demandeur peut se procurer ce formulaire de différentes manières, soit :
• en demandant l’envoi assuré par le service
• en le retirant directement au service
• en le téléchargeant sur le site internet de la ville de Rabastens via le mémento et les formulaires complémentaires : Autorisation de débit de boissons ; Autorisation d'occupation du domaine public ; Déclaration préalable d'une vente au déballage ; Demande d'autorisation de loterie
Le formulaire doit être accompagné, pour la première demande, des statuts de l’association et du contrat d’assurance indiquant les garanties pour la manifestation. Toute demande ne sera prise en compte qu’à réception du formulaire de réservation de salle dûment complété par le demandeur.
3/ INSTRUCTION DE LA DEMANDE :
L’élu en charge du service « Associations et logistique des animations » instruit les demandes : il étudie les possibilités avec le service gestionnaire (disponibilité de la salle, proposition d’organisation de la manifestation par le demandeur, intervention auprès des différents services municipaux concernés pour le bon déroulement de la manifestation,….).
4/ FINALISATION DE LA DEMANDE :
Dans le cas où le demandeur reçoit un accord favorable : le service « Associations et logistique des animations » confirmera la réservation au demandeur soit par mail soit par téléphone et dans le cas de l’organisation d’une manifestation, le service invitera l’utilisateur à prendre attache avec ce dernier afin de régler les détails de l’événement. (signature de la convention, dépôt d’un chèque de caution,...)
Dans le cas où le demandeur reçoit un accord défavorable, le service « Associations et logistique des animations » en informera le demandeur soit par mail soit par téléphone en précisant les raisons de ce refus.
Demande de prêt de matériel
Pour demander le prêt de matériel, la même procédure s’applique que pour les demandes de réservation de salles ou d’occupation du domaine public via le mémento également. Le matériel sera attribué en fonction des disponibilités sous forme de mise à disposition gratuite mais engendrant un remboursement du demandeur en cas de perte ou de dégradation dont le fonctionnement a été fixé par délibération du conseil municipal en date du 19 octobre 2016.
IMPORTANT : Toutes les demandes doivent être effectuées avec l'imprimé "Mémento de votre manifestation" disponible au service « Associations et logistiques de animations » ou en les demandant par mail à : festivites.mairie@rabastens.fr ou téléchargeables sur le site internet de la ville de Rabastens.
FORUM DES ASSOCIATIONS
Afin de participer au Forum des Associations, qui se déroulera le dimanche 3 septembre 2023 sur la place Auger Gaillard, merci de vous inscrire auprès du service avant le 1er août. Vous pouvez télécharger le formulaire ici puis le renvoyer à l'adresse suivante culture.mairie@rabastens.fr
Attention seules les associations ayant leur siège social à RABASTENS ou COUFFOULEUX sont autorisées à y participer !
SUBVENTIONS AUX ASSOCIATIONS
Si vous souhaitez déposer une demande de subvention auprès de la Mairie, merci de télécharger et remplir le formulaire et les informations complémentaires. Toutes les demandes doivent être déposées avant le 31 mars de chaque année. Passée cette date, aucune demande ne pourra être prise en compte.